Za kilka dni wchodzą unijne regulacje. Przedsiębiorcy są niedoinformowani.

W połowie kwietnia w życie wchodzą nowe regulacje dotyczące stosowania faktur elektronicznych w relacjach z administracją publiczną. Za dwa lata obowiązek przesyłania automatycznych faktur obejmie kilkaset tysięcy firm. Tymczasem przedsiębiorcy o nowych regulacjach i e-fakturach, wiedzą niewiele.

18 kwietnia zaczynają obowiązywać unijne przepisy dotyczące obowiązku przyjmowania przez administrację publiczną elektronicznych faktur od podmiotów dostarczających usługi. Regulacjami będą objęte organy władzy publicznej wszystkich szczebli, w tym jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne oraz spółki komunalne. Wprowadzenie zmian ma być krokiem do cyfryzacji i unowocześniania polskiej administracji, ale też jest efektem uszczelniania systemu podatkowego w krajach UE. Dlatego konsekwencje przyjęcia przez Polskę unijnej dyrektywy o fakturowaniu będą w ciągu najbliższych dwóch lat znacznie dalej idące. Każdy podmiot dostarczający usługi dla sektora publicznego (ich liczbę szacuje się na kilkaset tysięcy) będzie bowiem musiał przesyłać faktury w formacie EDI. W innym przypadku za dostarczone usługi nie otrzyma pieniędzy.

Sporo do poprawy
Konsorcjum PEF Expert, będące operatorem rządowej Platformy Elektronicznego Fakturowania postanowiło sprawdzić stan wiedzy na temat elektronicznych faktur i wprowadzanych zmian. Okazuje się, że choć do 18 kwietnia zostało niewiele czasu, to ani przedsiębiorcy, ani przedstawiciele administracji nie czują się do nowych regulacji przygotowani.

Na kilka tygodni przed wdrożeniem zapisów europejskich regulacji, zaledwie połowa oceniała przygotowanie swoich organizacji „dobrze” lub „bardzo dobrze”. Aż 49% badanych czuje się przygotowana do nowych przepisów „przeciętnie” lub „słabo”. Nic więc dziwnego, że wielu ankietowanych nie ma pewności w jaki sposób będzie można rozliczać transakcje po 18 kwietnia. Większość pytanych (39%) jest zdania, że faktury będzie można przesyłać automatycznie, za pomocą systemów IT zintegrowanych z rządową platformą e-faktur. 33% ankietowanych odpowiedziało, że za pośrednictwem specjalnej, bezpłatnej platformy. 6% jest przekonanych z kolei o potrzebie wysłania maila z załącznikiem w postaci PDF. Co piąty badany wskazał wszystkie trzy wymienione rozwiązania jako dopuszczalne.

Co więcej, blisko 1/3 ankietowanych (30%) definiuje automatyczną, elektroniczną fakturę jako plik przesyłany mailem w postaci PDF z zaszytymi wewnątrz metadanymi. To zaskakująco wysoki wynik, biorąc pod uwagę fakt, że nie ma on z nią nic wspólnego. – Niestety, w Polsce wciąż brakuje elementarnej wiedzy na temat e-faktur. Automatyczna faktura jest paczką danych w formacie EDI, który można przesyłać i odebrać bez potrzeby udziału człowieka. To standard, który konsekwentnie wprowadza Unia Europejska w rozliczeniach. Tymczasem faktura w pliku PDF nie dość, że nie ma nic wspólnego z automatycznym przetwarzaniem, to jest droższa w obsłudze w porównaniu z fakturą papierową. Jej zawartość i tak trzeba przecież wydrukować – zwraca uwagę Tomasz Kuciel, prezes zarządu firmy Edison, będącej członkiem konsorcjum PEF Expert.

Myślimy gorzej niż jest
Badani przez PEF Expert przedstawiciele biznesu i administracji są zgodni co do tego, że nowe regulacje to krok w dobrym kierunku. Zdecydowana większość (83%) twierdzi, że to szansa na obniżenie kosztów przetwarzania faktur dla firm współpracujących z administracją publiczną.

Konsorcjum PEF Expert zapytało też w swoim badaniu jak Polska wypada w obszarze elektronicznego fakturowania na tle innych krajów UE. W tym obszarze także widać, że przedsiębiorcom brakuje wiedzy. Prawie co trzeci ankietowany (31%) uważa, że jesteśmy jednym z tych krajów, które najszybciej wprowadzają obowiązki wynikające z unijnej dyrektywy o elektronicznych fakturach. Dominuje jednak przeciwne zdanie. 42% pytanych twierdzi, że opóźniamy się z ich wdrożeniem. Co więcej, 12% ankietowanych uznało, że Polska jest w grupie krajów, które mają w tym obszarze największe opóźnienia. Z kolei według 15% respondentów, nad Wisłą dopiero rozpoczyna się dyskusja na temat e-fakturowania w administracji publicznej. – Pod względem stosowania automatycznych e-faktur jesteśmy rzeczywiście daleko za światową czołówką, jednak jeśli chodzi o dostosowanie się do unijnych regulacji w obszarze e-fakturowania, to jesteśmy jednym z liderów. Obowiązek przyjmowania e- faktur przez administrację publiczną od dostawców przesunęła m.in. Słowacja, Litwa, Węgry i Niemcy. Również Włochy, Luksemburg czy Irlandia nie spełnią wymogów w terminie. Tymczasem Polska, jako jeden z nielicznych krajów, dostosuje się do zmian w terminie – zwraca uwagę Tomasz Kuciel z Edisona.

Badanie przeprowadzono w marcu br. Wzięli w nim udział zamawiający z sektora publicznego, przedsiębiorcy oraz integratorzy IT.