Zarządzanie serwisem nigdy nie było łatwiejsze!

Dzięki udostępnionej przez InsERT najnowszej aplikacji do zarządzania działalnością serwisową z łatwością można kontrolować m.in. przyjmowaniem zgłoszeń, koordynować naprawy, wydawanie urządzeń czy prowadzenie reklamacji. Moduł Zlecenia serwisowe jest częścią systemu Gestor nexo, która pomaga obsługiwać klientów i współpracować z kontrahentami. Użytkownicy mogą m.in. kontrolować zamówienia potrzebnych części, mając „pod ręką” dokumenty powiązane ze zleceniem.

Program umożliwia sprawdzanie opłacalności danej naprawy i szacowanie zysku dla firmy. Prowadzący serwis w jednym miejscu ma dostępne informacje o maksymalnej kwocie akceptowanej przez klienta, wycenę zlecenia czy kwotę zaliczki. Komunikując się z klientem może wykorzystać gotowe scenariusze obsługi lub zastosować własne. Może także korzystać z automatycznej wysyłki e-maili czy SMS-ów z informacjami, na jakim etapie jest dane zlecenie.

Moduł dedykowany serwisowi posiada wiele opcji, których brakowało nam we wcześniej stosowanych rozwiązaniach – mówi Krystian Kolasa, właściciel firmy mediaM z Łodzi, zajmującej się m.in. kompleksowym serwisem komputerowym dla firm. – Automatyzacja powiadomień poprzez e-mail czy SMS pozwala serwisantom zaoszczędzić dużo czasu. Klient na każdym etapie wie, co się dzieje z jego urządzeniem. Dodatkowym atutem jest sekcja finanse, która pozwala szybko wyliczyć kosztorys każdego zlecenia – dodaje Krystian Kolasa.

Przyjęcie zgłoszenia w module Zlecenia serwisowe to tylko kilka chwil. Użytkownicy mogą dodawać nowych klientów lub korzystać z już istniejących kartotek systemu. Mają do dyspozycji pole z opisem problemu oraz możliwość dobrania odpowiedniego scenariusza obsługi. Zgodnie z nim program automatycznie będzie uruchamiał działania (np. wyśle e-mail lub SMS), a zlecenie serwisowe będzie trafiało do odpowiedniego pracownika, odpowiedzialnego za realizację danego etapu zlecenia.

Koszty i terminy napraw są kluczowe, by przedsiębiorca mógł odpowiednio zarobić, a klient był zadowolony z obsługi. Moduł daje kontrolę nad wyceną za serwis i planowany czas realizacji. Użytkownik może wybrać i dopisać do zgłoszenia gwaranta serwisowanego urządzenia. Pod ręką ma także wszystkie najważniejsze informacje potrzebne do przekazania sprzętu klientowi. Może sprawdzić koszt naprawy, porównać z progiem cenowym akceptowalnym dla klienta i w efekcie własnym zyskiem. W programie możliwy jest również wybór sposobu dostawy urządzenia i daty przekazania go klientowi. Wszystkie dane prezentowane są w prosty i przejrzysty sposób – bez zbędnych informacji i utrudnień.

Wprowadzenie nowych systemów w naszej firmie przyczyniło się do usprawnienia organizacji pracy oraz przebiegu procesów serwisowych, handlowych i magazynowych – mówi Emil Bajson, szef Działu Wsparcia Technicznego w ITS SCIENCE z Pionek, wiodącego dystrybutora sprzętu analitycznego i kontrolno-pomiarowego. – Gestor nexo, wraz z modułem serwisowym, umożliwił nam efektywną komunikację wewnętrzną pomiędzy pracownikami działów: Serwis – Biuro – Magazyn – Handel, szybsze tworzenie ofert oraz kontrolę nad poszczególnymi etapami rozmów z klientami. Zyskaliśmy sprawniejsze zarządzanie obiegiem i archiwizacją dokumentów – wszystkie ważne informacje znajdują się teraz w jednym miejscu. Pracownicy otrzymali narzędzie optymalizujące zarządzanie własnym czasem pracy: mogą tak planować obowiązki, by móc się z nich wywiązywać, nie obciążając dodatkowo swojej pamięci – wylicza Emil Bajson. – Pracę ułatwiło nam również zintegrowanie systemu Gestor nexo z programem Subiekt nexo, co przyspieszyło prace księgowe, wyeliminowało ryzyko ewentualnych pomyłek, pomogło w przydzielaniu kodów kreskowych do towarów i ułatwiło kontrolę stanów magazynowych w poszczególnych magazynach – dodaje.

Aplikacja posiada dedykowaną stronę www.serwis.insert.com.pl, na której można znaleźć wiele informacji i praktycznych porad dotyczących obsługi serwisu.